HSM

Hoje é o dia nacional do Empresário. Não sei se temos muitos motivos para comemorar, mas de qualquer forma o Governo deveria agradecer ao empresariado que está mantendo a economia nesses últimos anos crescente.

Tenho ouvido de muita gente o sonho de ser empresário, de criar seu próprio negócio e ser dono do seu tempo.  Mas na prática quando isso acontece, o empresário acaba virando funcionário do próprio negócio e fica sem tempo para nada. Eu já empreendo há mais de 14 anos e nesse tempo pude aprender um pouco sobre essa relação de Tempo X Empreendedorismo.

Se eu pudesse dar algum tipo de conselho para quem pensa em abrir seu negócio e continuar a ter tempo para viver, eles seriam:

1 - Abra um Empresa e não um Emprego - Pensa no seu novo negócio como uma forma de investimento para você ganhar dinheiro, que seja a médio-longo prazo independente de sua presença. Isso ajudará você a desde cedo criar uma empresa com processos, delegável, com foco no cliente, com estratégia e não com foco no umbigo do empreendedor.

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Procrastinar em bom português quer dizer empurrar com a barriga, deixar para depois, adiar, ficar morgando, enrolar, etc.. Conhece?

Muita gente tem tempo de sobra, mas devido a procrastinação acabam ficando sem tempo! Separei 4 dicas para você evitar a procrastinação na sua rotina:

1 - Foque em TAREFAS - O que você está fazendo no momento é uma tarefa? Se não for, é provável que está perdendo tempo a toa! Geralmente, quando ficamos procrastinando, estamos pulando de uma coisa para outra, é aquele site que você acessa, ai lembra de outra coisa e vai ver, depois vai ver o vídeozinho que recebeu, depois manda um “oi” no MSN… enfim faz um monte de coisas mas nada de prioridades identificadas! Então a dica é: SE VOCÊ NÃO ESTÁ FAZENDO UMA TAREFA, PARE E FAÇA ALGUMA!

2 - Comece algo pequeno - As vezes dá preguiça mesmo, fica aquela ausência de disposição para começar a próxima tarefa, a dica nesse caso é fazer uma série de coisinhas simples, fáceis e pequenas, isso ajuda você a embalar. Um bom exemplo, é focar em responder seus e-mails, responda um a um, depois faça as ligações que precisa, cheque seu saldo na banco, etc. nada que precise usar muito a mente..

3 - Quebre em pequenas partes - Temos uma enorme tendência a procrastinar coisas grandes, chatas e complexas. Nesse caso a saída é planejar essa atividade em pequenos pedaços, mas distribuídos em vários dias. Eu por exemplo, odeio fazer o planejamento de forecast do ano, mas como preciso fazer, quebro em uma atividade com 10 tarefas, que é concluída ao longo de 5 dias. Isso evita focar 1 dia só para o forecast, fica menos chato fazer partes menores e minimiza os possíveis atrasos de última hora.

4 - Crie recompensas - Se nada adiantar, você vai ter de usar a velha tática que sua mãe usava: “…se fizer a lição ganha sorvete!!!…” Pense em algo que você queira muito (pode ser de comer), compre ou peça para alguém trazer e ao terminar a tarefa dê o presente para você… funciona para vencer a procrastinação e pra engordar também!

Como o empreendedor deve lidar com a tão falada falta de tempo ocorrida devido a longas jornadas de trabalho que incluem também o final de semana?

Em boa parte a culpa dessas longas jornadas de trabalho é a falta  de foco ou baixo índice de delegação. O volume de coisas que uma empresa demanda do empresário é enorme e sem um foco definido ele acaba se perdendo em uma série de atividades urgentes e circunstanciais, mas sem importância.

Para lidar com isso é preciso definir um foco de atuação para a semana, que deve estar conectado as metas da empresa. Deve-se dedicar pelo menos 2hs/diárias para planejar e executar esse objetivo. Pode-se envolver a equipe nesse processo também. Quanto maior o foco no importante, menor o volume de urgências e perda de tempo em atividades circunstanciais.

Outra dica importante é a delegação. O empreendedor precisa ter a consciência de que outras pessoas podem realizar o trabalho que ele faz. Ninguém é insubstituível. Isso não tira a sua responsabilidade, mas liberta-o para focar em outras atividades mais importantes. Se não é possível delegar, o crescimento da empresa estará diretamente ligado ao tempo do empreendedor, e ele pode ser bem limitado.

Muitas equipes reclamam que vivem recebendo urgências demais, que tem coisas demais para serem feitas e que ninguém cumpre os prazos do que deve ser feito e isso atrasa tudo.

Se sua equipe vive nesse dilema, saiba que existe solução! Semana passada fiz o planejamento semanal em equipe, com um time de “bombeiros” (executivos que vivem correndo atrás das urgências) e hoje o diretor me ligou e disse: “milagres acontecem, passamos 1 semana tranquila!”.

O milagre é assim:

1) Junte sua equipe na sexta-feira, das 15hs as 15:45hs

2) Use um flip chart ou datashow para anotar

3) Faça uma rodada de perguntas (não de trabalho, apenas levantamento) com cada membro do equipe:

A) Urgências - Coisas que podem gerar urgências na semana que vem

B) Delegadas - Tarefas que dependem de terceiros para próxima semana

4) Depois de tudo levantado, crie atividades (com data e responsável) do que deve ser feito para evitar que a urgência aconteça e faça acordos de datas entre as tarefas delegadas.

Pronto! Resumindo esse é processo Triad de planejamento semanal em equipe. Vou tentar filmar algum que eu esteja conduzindo e publico aqui no blog.

Sábado em um evento para empreendedores, Empretec, ouvi reclamações de muitos participantes que falta tempo para o empreendedor.

“… quando eu era funcionário, achava que ser empreendedora era chegar a hora que queria e sair a hora que eu quisesse, não via a hora de parar de bater cartão e entrar na era de dono do meu próprio tempo. Agora que sou empreendedor, descobri que sou o primeiro a chegar e o último a sair, trabalho feito um burro de carga e as vezes nem vejo a cor do dinheiro…”

“…não tenho tempo para minha família, meus amigos, pra mim mesmo, mas preciso dedicar tempo para minha empresa…”

As reclamações são as mais diversas, mas o ponto comum de muitos empreendedores é a delegação ineficaz e a centralização de tudo (poder, informação, gestão, decisões, etc), e por conseqüência desses dois fatores o tempo acaba ficando escasso e ele se torna indispensável na empresa.

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Em um ótimo artigo chamado “Is Google Making Us Stupid?” Nicholas Carr, autor de The Big Switch, fala sobre como a Internet está mudando nossos hábitos de leitura. Ele fala da dificuldade que tem em se concentrar em uma leitura mais profunda. É só olharmos os comentários no blog dele para perceber que ele não está sozinho.

O professor de Harvard Tom Davenport, pegou carona no artigo e tentou dar algumas sugestões de como fugir dessa “information overload” mas logo falou que nem ele tem conseguido seguir suas próprias sugestões.

Estamos cada vez mais usando a Internet como fonte de informação. Como seria a vida sem buscadores? Conseguimos nos desligar dos e-mails? Você navega uma página por vez? Eu não!

Nosso mais novo updater é Christian Barbosa, empresário, consultor e especializado no tema de administração do tempo e produtividade pessoal.

Em 2002, ele iniciou uma pesquisa mundial sobre o que estava certo e errado na gestão do tempo, desenvolveu uma nova teoria sobre o assunto que ia contra as tendências da administração do tempo e propos uma nova metodologia. Em 2004 lançou o livro:  A Tríade do Tempo (Editora Campus) que acabou se transformando em um grande sucesso e uma nova referência sobre o tema no mundo com esse novo modelo.

Recentemente lançou um novo livro, que fala de administração de tempo exclusivamente para o universo feminino chamado Você Dona do Seu Tempo (Editora Gente). Atualmente é CEO da Tríade do Tempo - consultoria especializada em gestão do tempo e produtividade, desenvolvendo cursos, softwares e consultoria para resultados. Escreve para diversos sites, blogs,  jornais e revistas sobre o tema. Christian é também instrutor do programa Empretec da ONU/Sebrae e faz parte do conselho de algumas empresas.

Seja bem vindo Christian!